[Word教程] “样式与格式”在排版中的妙用

您正在看的Word教程是:“样式与格式”在排版中的妙用。 　　相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。
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　　其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？ 团购网站系统,团购网程序/ v2 Q) I5 Q0 G7 Z$ u

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" m2 F& t& D9 P& {, S163k团购网站系统官方服务论坛　　好处一. 快速同步同级标题的格式
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　　好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。
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' Q( G0 w. p4 @0 g/ |163k团购网站系统官方服务论坛　　一. 快速套用现有标题样式 163k团购网站系统官方服务论坛6 I5 f+ e! p8 F) K
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　　1. 编辑完成后套用样式
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9 m3 R2 R+ j( s$ @7 y' zbbs.163k.com　　这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。
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　　2. 编写文件时套用样式
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　　这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键
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　　1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1
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　　2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置2
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3 o7 [) V( N/ {% v% y% d3 L团购网站系统,团购网程序　　3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3
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- C8 _- {; C0 J6 e4 W163K网站系统官方论坛　　4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 团购网站系统,团购网程序) E/ s: h) @& _
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/ v5 v* J9 @$ w( v( O团购网站系统,团购网程序　　而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。) M% L: P2 n6 y) N& `# ?7 S6 a) K4 O
　　二. 快速修改同级标题样式 bbs.163k.com( e0 B9 c5 I2 Z8 i' I1 T

9 K+ n' H4 e& b: y0 Q. y6 s6 v1 K163K网站系统官方论坛　　不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。 bbs.163k.com1 V& y) X' h0 M7 V, H# P

' p* ]2 V* ?9 G* X" ^8 e163k团购网站系统官方服务论坛　　1. 手动更新同级标题 - f! Y/ i2 e1 F1 Z

( P" A/ L+ s4 Tbbs.163k.com　　首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示
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　　2. 自动更新同级标题 163k团购网站系统官方服务论坛, I' _; a2 S1 O! I; `- n
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　　而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。
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8 m5 `6 O0 h5 M) A" k163k团购网站系统官方服务论坛　　同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。 163k团购网站系统官方服务论坛$ Y4 Q) {& p- O; F7 R% F9 x
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0 o; q: T& u$ ]# W; J! y为互联网事业发展提供源动力！　　这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。 163K网站系统官方论坛8 e: L0 t) c& G6 b# S$ S! g" A

( D  I6 h# e2 J# H; K* N. `1 d& M# F163k团购网站系统官方服务论坛好处二. 快速在文档中定位 163K网站系统官方论坛: g' Q+ c, ]$ e5 c2 t
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　　Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。
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　　使用方法很简单，只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便。 163k团购网站系统官方服务论坛5 W. ~/ Z) v2 e1 ~/ G; `" }
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0 ?( E8 ?4 t+ a" K# p( o0 y! x　　好处三. 方便生成文档目录 为互联网事业发展提供源动力！) g7 A! N8 r- {" c
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　　不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。
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. C! X, ]& s+ O5 |7 R8 U* k团购网站系统,团购网程序　　一. 快速建立目录   V0 Z5 [& E% M/ Q% s/ I: S

+ @7 Z6 \) N- Z" \163k团购网站系统官方服务论坛　　1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口
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: _  W0 ]1 W! h% d0 l163k团购网站系统官方服务论坛　　2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮
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+ K$ e8 y. ]7 m/ S8 J3 L5 i0 M/ n9 pbbs.163k.com　　3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。 163K网站系统官方论坛$ f! H' P! y7 i9 \: n4 T& X) f% A
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　　不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令，在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。
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　　【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示
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  Z7 r! E& U7 I163k团购网站系统官方服务论坛　　二. 快速更新目录 为互联网事业发展提供源动力！) p4 B& B, ], ?. f

8 k3 B) A4 W0 S& G: y  e1 z为互联网事业发展提供源动力！　　随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的。
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　　写在最后 163K网站系统官方论坛6 S( S- U# f* ~6 z

" m; h# P2 _5 M+ G% o6 T, q163k团购网站系统官方服务论坛　　写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。